Тщательно спланированное мероприятие прошло безупречно: место было идеально подобрано и декорировано, красиво сервированные банкетные столы притягивали взгляды, развлекательная программа была зрелищной и яркой, обслуживание - на высшем уровне, гости - в восторге. Это событие, несомненно, укрепит вашу репутацию, но репутация – не единственное ценное приобретение, которое вы получите от организации этой встречи.

Другой, не менее ценный результат мероприятия – фотографии. Яркие и живые, они позволяют запечатлеть не только антураж, но и атмосферу события. Фотографии сохранят приятные воспоминания для участников события и позволят разделить их с теми, кому не посчастливилось оказаться в числе присутствовавших.

В этой статье вы узнаете, как организовать работу ваших фотографов так, чтобы вы получили самые лучшие снимки, а ваши гости надолго сохранили самые теплые воспоминания. Для этого нужно предпринять пять простых шагов.

Шаг первый.

Планируя мероприятие, определите миссию фотографа. Вы предполагаете фотографировать посетителей в качестве дополнительной, может быть даже платной, услуги? Вы хотите выслать фотографии наиболее важным гостям в качестве памятного подарка? Вам нужно сделать фоторепортаж события для последующих публикаций? Вы собираетесь использовать фотографии для продвижения товаров или услуг?

Ответы на эти вопросы подскажут вам, какие именно фотоснимки вы хотите получить. Подумайте, сколько вы готовы заплатить за них. Если эти фото нужны только для вашего личного архива, вы вполне можете справиться своими силами. Если нет – нужно приглашать профессионала.

Шаг второй.

Определившись с фотографиями, подбирайте подходящего исполнителя. У фотографов есть свои специализации. Один мастерски фотографирует людей, добиваясь, чтобы на снимках они выглядели естественно и непринужденно. Другой умеет так построить композицию кадра, что ваш товар будет смотреться наиболее привлекательно. Третий владеет тонкостями панорамных фотографий. Обязательно изучите портфолио претендента, чтобы удостовериться, что он способен делать такие снимки, какие нужны вам. Лучший вариант, если вы уже работали с этим фотографом или его рекомендовали ваши партнеры.

Для масштабных мероприятий имеет смысл обратиться в фотоагентство и нанять команду разнопрофильных фотографов. Универсальные профессионалы тоже не редкость, но их услуги, как правило, стоят дороже.

Шаг третий.

Обязательно заключите с фотографом (фотографами) письменный договор, в котором будет четко обозначено, кому принадлежат права на использование и распространение фотоснимков. Этим вы предотвратите возможность несанкционированного распространения фотографий. Обозначьте в договоре сроки исполнения заказа и санкции за их нарушение.

Заблаговременно обеспечьте фотографа программой мероприятия и схемой места его проведения. Заранее вручите ему списки ключевых моментов, которые нужно запечатлеть на фото, убедитесь, что он сможет опознать наиболее важных гостей. Сделайте это заблаговременно. Во время самого события у вас просто не будет времени для такого инструктажа. Помните: чем лучше фотограф понимает цели мероприятия, тем лучше он сможет отразить их в своей работе.

Шаг четвертый.

Проконсультируйтесь с фотографом по вопросам подготовки мероприятия. Существует ряд ключевых моментов, на которые необходимо обратить внимание заранее.

Освещение.

Опытный фотограф заранее уточнит, какое освещение предполагается: естественное или искусственное. Если вы планируете какие-либо специальные световые эффекты, то приглашенный фотограф должен заранее переговорить с вашим осветителем. Волшебное освещение мероприятия не должно окрасить в трупно-зеленый цвет фотопортреты его участников.

Размещение.

Заранее продумайте точки размещения фотографа (фотографов). У них должен быть наилучший обзор, и они не должны терять драгоценное время, протискиваясь в толпе гостей к месту события. Важен не только передний план, но и фон. Ваш фотограф может дать вам полезные советы по поводу подбора декораций и оформления мероприятия. Например, если главные события происходят на сцене, то лучше, если фон будет светлым, желательно с вашим логотипом и названием мероприятия. Темные кулисы на заднем плане могут испортить фотографии.

Портреты участников.

Помогите фотографу с портретными снимками. Как правило, лучшие портреты получаются не тогда, когда гость специально позирует фотографу, а тогда, когда он даже не подозревает о том, что его фотографируют. Для этого фотограф должен получить возможность заснять наиболее важных гостей в непринужденной обстановке: во время беседы, например.

Расписание.

Фотограф должен быть заранее в курсе расписания мероприятия и возможных изменений в нем. Постарайтесь не отклоняться от запланированного графика. Если вы в последнюю минуту меняете свет или декорации, вы лишаете фотографа ценного времени на подготовку. Нужно не только провести знаменательное событие, но и дать фотографу возможность его увековечить.

Шаг пятый.

Предоставьте возможность посетителям увидеть и заказать фотографии либо на самом мероприятии, либо после него. Развитие цифровой фотографии позволило превратить обычные фотоснимки в один из самых интересных и увлекательных разделов программы мероприятия. Например, посетители конференции могут увидеть себя на мониторе сразу после того, как фото было сделано. На редкость популярной и доступной оказалась услуга по доставке Интернет-открыток во время конференций. Участник подходит к компьютерному терминалу, выбирает фото, диктует текст – и через минуту его друзья рассматривают фотографии этого события.

Цифровая видеозапись мероприятия, доступная на вашем сайте он-лайн, будет рекламой вашей фирмы для тех, кто не попал в список приглашенных. А количество просмотров повысит число посещений вашего сайта.

Как вариант, цифровые фотографии на CD можно вручить участникам событий перед отъездом. Кроме собственно фотографий, имеет смысл оперативно подготовить набор представительских подарков с вашей символикой и радостными ликами участников мероприятия.

При написании статьи использованы материалы meetingsnet.com и specialevents.com

Eventmarket.ru